Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Athena Business School collecte, utilise et protège vos données personnelles, que vous soyez visiteur de ce site, candidat, étudiant, apprenti ou entreprise d’accueil.

1. QUI EST RESPONSABLE DE VOS DONNÉES

Athena Business School n’est pas une société unique : chaque campus est exploité par une société distincte. Toutes utilisent le même site, les mêmes formulaires et les mêmes outils, et décident ensemble des finalités et des moyens des traitements décrits ici. Elles sont à ce titre responsables conjoints du traitement au sens de l’article 26 du RGPD, et sont désignées ensemble par « Athena BS », « nous ».

ATHENA BS — SARL, SIREN 911 469 484, siège 81 rue Marius Carrieu, 34080 Montpellier — campus de Montpellier
ATHENA BS PARIS — SAS, SIREN 929 933 505, siège 100 avenue de Stalingrad, 94800 Villejuif — campus de Villejuif
ATHENA BS PERPIGNAN — SAS, SIREN 939 103 776, siège Mas Guérido, 19 rue Michel Carré, 66330 Cabestany — campus de Perpignan
ATHENA BS 77 — SAS, SIREN 939 108 650, siège 16 rue Galilée, 77420 Champs-sur-Marne — campus de Champs-sur-Marne
ATHENA BS 91 — SAS, SIREN 988 154 266, siège 128 allée des Champs-Élysées, 91080 Évry-Courcouronnes — campus d’Évry
ATHENA BS 06 — SAS, SIREN 991 892 449, siège 51 avenue Simone Veil, 06200 Nice — campus de Nice
ATHENA BS 13 — SAS, SIREN 991 913 435, siège 30 avenue des Olives, 13013 Marseille — campus de Marseille
ATHENA BS 69 — SAS, SIREN 991 921 727, siège 1 esplanade Miriam Makeba, 69100 Villeurbanne — campus de Lyon
ATHENA BS 93 — SAS, SIREN 993 072 131, siège 9 allée des Impressionnistes, 93420 Villepinte — campus de Villepinte
ATHENA HOLDING — SAS, SIREN 951 693 910, siège 58 rue du Latium, 34070 Montpellier — aucun campus

ATHENA HOLDING n’accueille aucun étudiant. Elle figure dans cette liste parce qu’elle choisit, contracte et administre les outils communs à tous les campus : le site, la base de données des candidatures, l’outil de suivi, la messagerie et la téléphonie. En décidant de ces moyens, elle décide de la façon dont vos données sont traitées, et elle est donc responsable conjointe au même titre que les autres.

Activité des sociétés de campus : centre de formation d’apprentis et organisme de formation, code NAF 85.59A, déclaration d’activité n° 76341169034, UAI 0342515Z. Directeur de la publication du site : Noam Berkani.

Un seul interlocuteur, quel que soit votre campus. Vous n’avez pas à identifier la société qui exploite votre campus pour faire valoir vos droits : ATHENA BS (Montpellier) est le point de contact unique pour l’ensemble des sociétés listées ci-dessus, et transmet votre demande à celle qui est concernée. Par email à contact@athena-bs.fr en indiquant « RGPD » en objet, ou par courrier à Athena BS — Protection des données, 81 rue Marius Carrieu, 34080 Montpellier. Vous conservez le droit d’exercer vos droits directement auprès de la société de votre campus, à l’adresse de son siège. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n’étant pas obligatoire au regard de nos activités.

2. CE QUE COUVRE CE DOCUMENT

Cette politique s’applique à votre navigation sur athena-bs.fr et sur les services accessibles depuis ce site (portail de dossier de candidature, test d’admission en ligne, fiche de liaison entreprise, formulaires et newsletter), à la relation avec les prospects et les candidats, à la scolarité des étudiants et apprentis inscrits dans l’un de nos campus, et à la relation avec les entreprises d’accueil, leurs représentants et les maîtres d’apprentissage.

Elle ne couvre pas les traitements liés à nos propres salariés, formateurs et candidats à l’emploi, qui font l’objet d’une information distincte remise en interne.

3. CE QUE NOUS TRAITONS, POURQUOI, ET SUR QUEL FONDEMENT

Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque finalité. Les champs obligatoires sont signalés dans nos formulaires ; les autres sont facultatifs et leur absence n’a aucune conséquence sur votre candidature.

Visite du site et mesure d’audience. Données : identifiant de traceur, pages vues, source de visite, appareil et navigateur, adresse IP tronquée. Finalité : faire fonctionner le site, mesurer sa fréquentation, améliorer son contenu. Base légale : votre consentement pour les traceurs non essentiels, notre intérêt légitime pour ceux qui sont strictement nécessaires. Durée : traceurs 13 mois, données qui en sont issues 25 mois.

Publicité et mesure de conversion. Données : identifiants publicitaires, événements de navigation, paramètres de campagne, conversion. Finalité : mesurer l’efficacité de nos campagnes et adresser des publicités pertinentes. Base légale : votre consentement, recueilli par le bandeau cookies. Durée : 13 mois. Aucun traceur publicitaire ou statistique n’est déposé avant votre consentement, et vous pouvez le retirer à tout moment.

Chat en ligne. Données : contenu de la conversation, prénom et email si vous les communiquez, identifiant de session. Finalité : répondre à vos questions en direct. Base légale : votre consentement. Durée : 13 mois après le dernier message.

Demande d’information et candidature. Données : nom, prénom, email, téléphone, code postal, campus et formation souhaités, origine de la demande. Finalité : vous recontacter, vous informer, organiser votre entretien et suivre votre candidature. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande. Durée : 2 ans après le dernier contact si la candidature n’aboutit pas. Si vous nous transmettez les coordonnées d’un proche comme parrain, ce champ est strictement facultatif, et nous informons cette personne de l’origine de ses données dès notre premier contact avec elle ; elle peut s’y opposer immédiatement.

Évaluation à l’admission. Données : réponses au test, score par matière, niveau, durée de passage, puis appréciations du jury lors de l’entretien. Champs facultatifs : lieu d’habitation, besoin d’aide au logement, statut de sportif de haut niveau. Finalité : évaluer votre niveau, préparer l’entretien et documenter la décision. Base légale : les mesures précontractuelles. Durée : 2 ans si vous n’êtes pas admis, durée de la scolarité augmentée de 5 ans dans le cas contraire.

Dossier d’inscription. Données : état civil, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, coordonnées, situation, permis et véhicule, mobilité, parcours et diplômes, projet professionnel, pièces justificatives. Pour les mineurs, identité et coordonnées du représentant légal et son autorisation horodatée. Finalité : constituer votre dossier, vérifier votre éligibilité et préparer votre contrat d’apprentissage. Base légale : l’exécution du contrat de formation et nos obligations légales. Durée : scolarité augmentée de 5 ans, et 10 ans pour les pièces comptables.

Contrat d’apprentissage et fiche de liaison entreprise. Données : identité de l’entreprise, SIRET, code NAF, effectif, convention collective, OPCO, caisse de retraite ; identité, date de naissance, emploi et diplôme du maître d’apprentissage ; identité, date de naissance, numéro de sécurité sociale, emploi, missions et rémunération de l’apprenti. Finalité : établir le contrat et le transmettre aux organismes compétents. Base légale : nos obligations légales. Durée : 5 ans après la fin du contrat.

Scolarité et suivi pédagogique. Données : assiduité, notes, évaluations, comptes rendus de suivi, échanges avec l’entreprise. Finalité : assurer la formation, le suivi en entreprise et la délivrance du diplôme. Base légale : l’exécution du contrat de formation et nos obligations légales. Durée : scolarité augmentée de 5 ans.

Financement, obligations réglementaires et qualité. Finalité : obtenir le financement de votre formation, répondre aux obligations déclaratives des centres de formation d’apprentis, aux contrôles administratifs et aux exigences de la certification Qualiopi, dont les enquêtes d’insertion. Base légale : nos obligations légales. Durée : 10 ans pour les pièces liées au financement, 5 ans après la sortie pour le suivi d’insertion.

Relance, prospection et opposition. Données : email, téléphone, campus et formation d’intérêt, étape de la candidature. Finalité : vous relancer si vous avez commencé une candidature sans la terminer ou manqué un rendez-vous, et vous adresser notre newsletter si vous y avez souscrit. Base légale : notre intérêt légitime pour la relance d’une démarche que vous avez engagée, votre consentement pour la newsletter. Durée : 3 ans après le dernier contact. Chaque email comporte un lien de désabonnement et chaque SMS indique comment y mettre fin. Nous conservons la liste des personnes qui se sont opposées, pendant 3 ans, dans le seul but de respecter durablement leur opposition. Vous opposer n’a aucune conséquence sur le traitement de votre candidature.

Appels téléphoniques. Données : numéro, date, durée et sens de l’appel, enregistrement, transcription et compte rendu. Finalité : assurer le suivi de votre dossier, éviter de vous faire répéter et former nos équipes. Base légale : notre intérêt légitime, après information en début d’appel. Durée : 6 mois pour l’enregistrement, 3 ans pour le compte rendu. Le compte rendu de vos appels est rédigé automatiquement par un système d’intelligence artificielle à partir de la transcription, puis relu par votre conseiller. Aucune décision vous concernant n’est prise sur cette seule base. Vous pouvez demander à ce que vos appels ne soient pas enregistrés.

Sécurité et lutte contre la fraude. Données : journaux de connexion, tentatives d’accès infructueuses à votre dossier, signaux anti-robot. Finalité : protéger votre dossier contre les accès non autorisés et nos formulaires contre les envois automatisés. Base légale : notre intérêt légitime et notre obligation de sécurité. Durée : 6 mois pour les journaux, 12 mois pour les incidents.

4. LES DONNÉES QUI DEMANDENT UNE VIGILANCE PARTICULIÈRE

Votre numéro de sécurité sociale. Nous le collectons uniquement pour établir votre contrat d’apprentissage, ce que le formulaire officiel exige. Il n’est utilisé pour aucune autre finalité, n’est jamais transmis à des fins commerciales, n’apparaît jamais en clair dans nos journaux techniques, et son accès est restreint aux seules personnes chargées des contrats.

Votre situation de handicap. Le dossier d’inscription comporte un champ facultatif relatif à la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé. Il ne sert qu’à vous mettre en relation avec le référent handicap du campus, à adapter votre formation et vos examens, et à mobiliser les aides auxquelles vous avez droit. Ce traitement repose sur l’article 9.2.b du RGPD, qui l’autorise pour l’exécution des obligations en matière de droit du travail et de protection sociale. Ne pas le renseigner n’a aucune incidence sur votre admission.

Si vous êtes mineur. L’inscription d’un mineur suppose l’accord de son représentant légal. Nous recueillons son identité, ses coordonnées et son autorisation, que nous horodatons. Tant que cette autorisation n’est pas donnée, le dossier n’est pas traité.

Votre nationalité et votre lieu de naissance. Ces informations figurent au formulaire officiel du contrat d’apprentissage et sont exigées par l’administration. Elles ne servent à aucune autre fin et n’entrent jamais dans la décision d’admission.

5. AUCUNE DÉCISION AUTOMATISÉE

Le test d’admission produit un score et un niveau. Aucune décision d’admission n’est prise sur ce seul fondement. Un entretien avec un membre de notre équipe intervient systématiquement, et c’est un humain qui décide. Vous pouvez demander à connaître les éléments qui ont fondé la décision vous concernant.

6. QUI REÇOIT VOS DONNÉES

Nos équipes. Seules les personnes qui en ont besoin y accèdent : conseillers en admission pour les candidatures de leur campus, équipe pédagogique pour la scolarité, direction et administration pour les contrats et le financement. Les accès sont nominatifs. Les personnes chargées, au sein d’ATHENA HOLDING, d’administrer les outils communs disposent d’un accès technique limité à ce qu’exigent la maintenance et la sécurité.

Les organismes publics et institutionnels. En tant que centre de formation d’apprentis, nous sommes tenus de transmettre certaines données. Nous ne choisissons ni ces destinataires ni ces transmissions, qui découlent de la loi : les opérateurs de compétences (OPCO) dont dépend votre entreprise, pour le dépôt et le financement du contrat ; la DREETS et les services du ministère du Travail, pour l’enregistrement des contrats et les contrôles ; France Compétences et les organismes chargés des statistiques de l’apprentissage ; les rectorats et les services des examens, pour votre inscription aux épreuves des diplômes d’État ; les organismes certificateurs des titres professionnels que nous préparons ; l’Agence de services et de paiement, pour les aides auxquelles vous pouvez prétendre ; Parcoursup, pour les seules formations référencées sur cette plateforme et uniquement si vous candidatez par ce biais.

Les entreprises d’accueil. Pour vous mettre en relation avec une entreprise, nous lui transmettons votre candidature : identité, coordonnées, parcours et projet professionnel. Nous ne transmettons jamais votre numéro de sécurité sociale, vos pièces justificatives ni votre situation de handicap sans votre accord explicite. Une fois le contrat signé, l’entreprise devient responsable des données qu’elle traite en tant qu’employeur.

Nos prestataires techniques. Ils agissent sur nos instructions, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance conclu par ATHENA HOLDING pour le compte de l’ensemble des sociétés, et n’utilisent jamais vos données pour leur propre compte : Webflow (États-Unis, hébergement du site et des formulaires) ; Cloudflare (États-Unis, serveurs UE, diffusion du site et protection anti-robot) ; Usercentrics-Cookiebot (Danemark, consentement aux cookies) ; Crisp (France, chat en ligne) ; Typeform (Espagne, formulaires longs) ; Google Ireland (mesure d’audience, publicité, messagerie et bureautique) ; Meta Platforms Ireland (publicité et mesure de conversion) ; TikTok Technology Ireland (publicité et mesure de conversion) ; Brevo (France, emails et SMS) ; Aircall (France, téléphonie et transcription des appels) ; Anthropic (États-Unis, rédaction automatique des comptes rendus d’appel) ; monday.com (Israël, suivi des candidatures) ; Supabase (Irlande, base de données des dossiers, tests et fiches de liaison) ; Hostinger (Union européenne, serveur d’automatisation) ; Vercel (États-Unis, hébergement du portail de candidature et de la fiche de liaison) ; Slack (États-Unis, alertes techniques internes) ; YMAG-Yparéo (France, gestion de la scolarité et des contrats).

7. TRANSFERTS HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

La grande majorité de vos données est hébergée dans l’Union européenne. Notre base de données principale, qui contient les dossiers de candidature, les tests et les fiches de liaison, est hébergée en Irlande.

Cinq prestataires sont établis aux États-Unis. Webflow, Cloudflare et Slack sont certifiés au titre du Data Privacy Framework entre l’Union européenne et les États-Unis, le cadre reconnu adéquat par la Commission européenne, et leurs accords prévoient en outre les clauses contractuelles types. Anthropic et Vercel reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, intégrées d’office à leurs conditions.

Les transferts vers Israël, où est établi monday.com, s’appuient sur la décision d’adéquation de la Commission européenne, reconduite le 15 janvier 2024 : ils ne nécessitent aucune garantie supplémentaire. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à contact@athena-bs.fr.

8. COMBIEN DE TEMPS NOUS CONSERVONS VOS DONNÉES

Vous nous avez contactés sans donner suite : 3 ans après le dernier contact.
Vous avez candidaté sans être admis ou sans vous inscrire : 2 ans après la dernière candidature.
Vous êtes ou avez été étudiant chez nous : durée de la scolarité augmentée de 5 ans.
Documents liés au contrat d’apprentissage : 5 ans après la fin du contrat.
Pièces comptables et de financement : 10 ans.
Enregistrements d’appels : 6 mois.
Brouillon d’une fiche de liaison non terminée : 90 jours.
Traceurs et cookies : 13 mois, et 25 mois pour les données qui en sont issues.
Preuve de votre consentement aux cookies : 12 mois.

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible. Les données rendues anonymes, qui ne permettent plus de vous identifier, peuvent être conservées à des fins statistiques.

9. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS DONNÉES

Le site et tous nos services sont accessibles uniquement en HTTPS. L’accès à votre dossier de candidature se fait par un lien personnel signé, non devinable, et les tentatives d’accès répétées sont bloquées. Les accès à nos outils sont nominatifs et limités au besoin d’en connaître. Les bases de données appliquent un cloisonnement par ligne, de sorte qu’un accès ne donne pas accès à tout. Les données les plus sensibles, dont le numéro de sécurité sociale, ne sont jamais écrites en clair dans nos journaux techniques. Les incidents techniques déclenchent une alerte immédiate auprès de l’équipe.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous en informons la CNIL dans les 72 heures et vous en informons directement lorsque le risque est élevé.

10. VOS DROITS

Vous disposez sur vos données d’un droit d’accès (obtenir une copie des données que nous détenons sur vous), de rectification (faire corriger une information inexacte ou incomplète), d’effacement (demander la suppression de vos données, sauf lorsque la loi nous impose de les conserver), de limitation (demander le gel d’un traitement le temps qu’une contestation soit tranchée), d’opposition (refuser un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et notamment refuser toute prospection, à tout moment et sans justification), de portabilité (récupérer dans un format lisible les données que vous nous avez fournies), de retrait du consentement à tout moment sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant, et de définition de directives post-mortem.

Pour les exercer, écrivez à contact@athena-bs.fr avec « RGPD » en objet, ou par courrier à l’adresse indiquée au paragraphe 1. Nous pouvons vous demander une preuve d’identité si un doute raisonnable existe. Nous vous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

11. COOKIES

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les traceurs déposés. Refuser est aussi simple qu’accepter, et aucun traceur non essentiel n’est déposé tant que vous n’avez pas choisi. Le détail des traceurs, de leur émetteur et de leur durée figure dans notre politique de cookies.

12. ÉVOLUTION DE CETTE POLITIQUE

Nous mettons ce document à jour lorsque nos traitements changent. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de changement substantiel, nous vous en informons par un moyen adapté avant qu’il ne s’applique.